Organiza tu tiempo eficientemente

La pregunta de siempre: ¿cómo logro hacer tantas cosas? Mi respuesta de siempre: ni yo misma sé. Pero la realidad es que, luego de analizarlo, sí lo sé.

Déjenme hacerles esta historia. Aproximadamente un año previo a enterarme de que estaba embarazada, oía una voz interna que me decía repetidas veces “Organízate”. Por muchos meses puse esa voz en mute, hasta nuestro compromiso en diciembre de 2017. Era como si esa voz me estuviese preparando para lo que vendría: propuesta de matrimonio, organización de una boda fallida, embarazo, nuevo hogar, dar a luz fuera de mi “hogar”, nueve días de Dante en NICU y retomar la boda, esta vez fuera del país. Si no hubiese estado organizada (aunque sea medianamente), creo que me hubiese vuelto loca.

Sin embargo, la mejor organización de todas la hice con la llegada de Dante. Es como un chip que cambió en mí, sobre todo, porque además de él, iba a retomar todos mis planes, ¡y juntos! Así que tuve que idear un plan de organización personalizado que hoy quiero compartir con todas mis chicas. Dicho plan me enseñó que lo mejor de gestionar los tiempos no es quedar bien en tu trabajo o contigo misma, su mayor beneficio es la paz mental que trae consigo, porque cuando hay un plan no te sobrecargas y puedes tener un margen de error que luego te permita realizar correcciones.

Sin más, para todas mis chicas, mi plan probado para organizar mis días como una pro.

Nunca me ha gustado mucho planificarme, le rehuía. Ahora entiendo que es la clave para lograr nuestros proyectos, de vida, personales y profesionales. Organizarse es necesario para el éxito 360 de tu vida. 

El primer paso empieza justamente antes de querer organizarte. Me explico: antes que todo deberás hacer un análisis de cómo distribuyes tu tiempo, incluyendo el que pasas en redes sociales. Aunque hay apps para eso, he descubierto que lo mejor es organizarse  de una manera análoga, sobre todo, si usted –como yo– ama las redes sociales. ¿Por qué? Pues porque consumen mucho de nuestro tiempo. Por ejemplo, yo invierto dos horas y media de mis días sólo en Instagram (inserte carita de niño llorando aquí). ¿Para qué servirá esto? Pues para eliminar –o mutear– todo lo que te distrae, incluyendo a tus grupitos de Whatsapp. Una de mis recientes medidas de “cero distracción” fue eliminar la suscripción de Netflix por un mes. A veces nos quejamos de que no tenemos tiempo para lograr una tarea, pero por alguna razón sí lo encontramos para terminar una serie en tres días. Entonces, así algo que te gusta mucho y que sirve para desconectarte, puede convertirse en un retardador de sueños.

1.     Anótalo todo. No confíes en tu capacidad de retención. En algún momento puedes olvidar algo, y quizá se trate de tu cita más importante (créeme,  los nervios y el estrés te traicionan). Lo que mejor funciona es tener una agenda. Me encanta la de Mr. Wonderful, pues además de ser divertida me permite llevar un patrón, pues trae consigo stickers y muchos post-its de diferentes diseños… Yo les he encontrado un súper uso, pues me han ayudado a crear un patrón.

Por ejemplo, si tengo una reunión uso los post-its con bullets para anotar los puntos más importantes tratados allí. Si tengo que cumplir ciertas tareas en un día o en una semana, las anoto en otros post-its; voy tachando las cumplidas y al finalizar todas desecho los papelitos para que la agenda no se vea cargada. También tengo post-its que uso para priorizar tareas. Es decir, cuando veo el de color azul en forma de triángulo, ya sé que eso es más importante que cualquier otra cosa. Usualmente los uso para las citas médicas de Dante, para las portadas de Pandora o para el próximo upload del popdcast (mis tres hijos, jajajaja).

2.     Después de anotar, ¡acciona! Con ello me refiero a que de verdad hagas las tareas, algunas tendrán fecha de caducidad propia, pero a otras, deberás asignarles esa fecha tú, siempre siendo realistas. ¿Cuál es tu main goal del mes? ¿Cuánto tiempo le dedicarás? ¿Cuándo quieres terminarlo? ¿Quiénes serán tus aliados para alcanzar ese objetivo? Quizás te sientas abrumada, pero la verdad es que cuando tienes las cosas en papel todo resulta más fácil, pues además de que ponerle fecha a tus metas este ejercicio te lleva a realizar tarea por tarea que en conjunto se traduce en un gran objetivo. Y bueno, yo quiero ayudarte en el proceso, así que te ofrezco la primera de las dos sorpresas del episodio de esta semana:  ve corriendo a mi blog o ponte un reminder para hacerlo más tarde y descargar tu planner de objetivo mensual, ¡gratis! Imprímelo, llénalo y chequéalo todos los días, para ver cómo vas en pos de lograr tu meta.

3.     Identifica en qué horario “rindes” más. Sí, la expresión de “Muchacha tú si rindes”, que oías continuamente de tus padres (espero que no haya sido sólo yo que la escuchaba constantemente, jajajaja), ahora tiene más significado que nunca. Yo, por ejemplo, no soy una morning person. Me gusta trabajar de noche porque siento que “rindo” más, que mis ideas fluyen sin contratiempos. Pero, ¿qué hacer si tienes que darlo todo en un “8 a 5”, pues habla con tu superior. En alguna ocasión, cuando todavía no era editora de Pandora, tuvimos una compañera de trabajo que se acercó y habló con la directora y le comentó que su trabajo fluía mejor (y era verdad), cuando trabajaba de noche. Así que en la mañana se integraba más tarde, para en la tarde-noche “crear” en la quietud de la oficina. La verdad es que ahora este proceso resulta más sencillo, porque hay empresas que incluso te permiten trabajar remoto. Así que no pierdes nada, háblalo con tu jefe o jefa, y discutan la posibilidad de un reajuste en horario, en caso de que tu profesión lo permita.

4.     ¡Sé puntual! Les miento si les digo que soy cien por ciento puntual ahora. De hecho, después de Dante y con Gal que tarda más en arreglarse que yo (me va a matar cuando escuche esto), me he vuelto impuntual. Así que les puedo hablar de la experiencia de ambos. Cuando no llego puntual a alguna cita, se retrasa la siguiente, incluso hasta mi hora de dormir. Así que calcula cuánto tiempo te tomará hacer todo: ejercicios, la reunión de trabajo, desayunar o almorzar, ir al salón, hacerte las uñas... Calcular es un must para ser puntual.

5.     Reprograma, en caso de que sea necesario. Claro, hay que planificarse, pero si eres psicorrígida y eso te está quitando tu paz, entonces significa que tu plan de organización no está funcionado, que es necesario hacer reajustes. Y esa es una gran ventaja de organizarse, que trae consigo un ligero margen de error que te permitirá reorganizarte.

6.     Aprende a decir “No”. Cuando dices “sí” a todo o incluso a una sola cosa que te sacará de tu “ruta” de ese día, estás fallándote a ti no a la otra persona. ¿Por qué fallándote a ti? Porque te sobrecargas, lo que quiere decir que tú misma estás saboteando tu paz. Créeme, es mejor decir un “No”, a decir, “déjame ver” y luego quedar mal. O decir “sí” y luego culparte por no cumplir tus objetivos.

7.     Ponte horarios para revisar tus correos. Yo recibo muchos correos, y bueno, particularmente tengo tres, así que los veo como “roba tiempo”. Cómo les quito esa presión, asignando horarios para chequearlos. Y en caso de que mi agenda  me indique que será una semana activa, en vez de horarios les asigno días para su revisión. Por ejemplo, a veces llego a las 10:00 a.m. a mi oficina y es revisando correos, porque sé que cuando llegue a la oficina, tendré que priorizar en otros eventos del esquema de organización.

8.       ¡Pide ayuda! Este es el nuevo delegar. Nos cuesta tanto pedir, pero nos cuesta poco mandar. Pedir ayuda es lo más sabio que puedes hacer cuando sabes que no podrás con todo. Pedir ayuda será “tu margen de error”. El descargable de “Objetivo mensual”, tiene un apartado donde podrás enumerar quiénes serán tus aliados para lograr determinada meta. Si por ejemplo tu objetivo del mes es “Mejorar tus hábitos alimenticios”, tus aliados podrán ser tu pareja o tus amistades o la señora que administra tu hogar, hasta algún servicio de delivery, que en caso de que en una ocasión te toque quedarte a trabajar de corrido o que no puedas preparar tu comida, te la lleven a donde estés. Otro ejemplo es que si necesitas remodelar tu hogar, tendrás un gran aliado en una decoradora que te prepare un mood board o en una web como casacuesta.com, donde encontrarás todo y además te lo llevan a tu casa.

9.     Todo en un mismo lugar. Y hablando de CasaCuesta.com, lo mejor para eficientizar tu tiempo, además de aplicaciones donde puedas pagar todo (yo pago hasta mi préstamo, a través del app Popular), es visitar plazas o lugares donde tengan varias cosas en una. Por ejemplo, aquí en RD está Galería 360 que tiene desde tiendas o establecimientos de comida, hasta bancos, car wash, gimnasio, salones, clínicas dentales, supermercados y escuela de idiomas. En Colombia hice mis compras de productos colombianos, fui al salón, me tomé mi café y visité varias tiendas de diseñadores en el El Tesoro Parque Comercial, pudiendo hacer todo incluso el día en el que salía de viajes. Siempre he dicho que las plazas han venido a eficientizar nuestro tiempo, por supuesto, si sabes sacarles provecho más allá del window shopping.

10.  Planifica lo que te pondrás en la semana. Yo ya decidí ponerme mi propio “uniforme” por un mes completo. La misma ropa todos los lunes, después otra todos los martes, y así. Es más sencillo cuando tienes un uniforme, pues no tienes que “romperte” la cabeza planificando lo que te pondrás para ir a trabajar. Luego del mes, y para que no te canses, puedes cambiar los looks. Esto te ayudará a hacer compras más inteligentes y a sacarle mayor provecho a lo que ya tienes en el clóset, además de a optimizar tu tiempo. La semana que viene empiezo con otro look. Se los voy a documentar para que vean de qué va y se unan al trend.

11.  También programa tu menú. Le tomé el truquito gracias a los menú de la Dra Gi. Como la doctora asigna a sus pacientes un menú nutricional semanal, pues me he acostumbrado a ir al súper semanal. ¿Y adivinen lo que he descubierto? Que gasto menos y ahorro más. Y aquí es donde les ofrezco mi segunda gran sorpresa de este episodio: un descargable gratuito para planificar su menú semanal, que también les  servirá para preparar el de sus hijos. Vayan al blog y al fondo de la página de portada encontrarán el banner que les dará los descargables. 

12.  Remítete a la regla de los dos minutos. Ok. Seguro te preguntarás, pero qué sucede si en medio de la tarea que me corresponde hacer me escribe mi mamá para que la ayude a subir una foto a Instagram. Bueno, no quiere decir que no la ayudarás, pero sí pregúntate, ¿me tomará más de dos minutos? Tengo que admitir que conocer esta técnica que surge del método Getting Things Done de David Allen me cambió la vida. Hay cosas que no comparto del método, como por ejemplo, sí creo en priorizar, pero lo de los dos minutos ayuda a que te quites un poco de carga. ¿Cuál es la regla? Si te toma menos de dos minutos, entonces hazlo. Si en medio de la creación de contenido recuerdo que debo hacer una llamada para programar una cita y sé que me tomará menos de dos minutos, entonces la hago y no la dejo para después de terminar. Si subirle la foto a tu mamá tomará menos de dos minutos, ¡hazlo! La regla de los dos minutos te ayuda a crear hábitos pequeños, como por ejemplo, empezar por cuidar el contorno de tus ojos si te da pereza hacer la rutina de cuidado facial completa; o leer una página de un libro al día, si quieres cultivar la lectura. Esos pequeños hábitos serán la antesala para crear otros mayores.

13.  Asegúrate de tener tiempo para ti. Las pausas son buenas porque te ayudan a tener todo en perspectiva y sobre todo, porque te ayudan a reconectar y descargarte. Es un esencial, es más, es un “no negociable”, de tu agenda. Si no cancelas una reunión con tu jefe o la de tu próximo proyecto, tampoco canceles tu visita al gym, que a fin de cuentas se traduce en salud. Puedes también agendar tus pausas, porque el cerebro dice “si está en tu agenda, significa que es importante”, y para que todo salga bien quien primero debe estar bien eres tú.